Contenido:

• Editorial. 

  • Comentario del Editor.

    Agradecimientos y requerimiento de opinión.

• Notas de interés. 

  • Workflow - 1era. parte: Introducción, Definiciones, Clasificación

    La herramienta de Workflow permite incrementar la eficiencia, optimizar la productividad, acortar los tiempos de procesos, tener un control sobre estos, así como también de reducir los costos y mejorar la gestión, todo ello automatizando diferentes aspectos del flujo de la información: rutear los trabajos en la secuencia correcta, proveer acceso a datos y documentos, y manejar ciertos aspectos de la ejecución de un proceso.

    Contenido:

    • Qué es el Workflow?

    • Origen y evolución.

    • Por qué usar Workflow?

    • Workflow como herramienta de Reingeniería.

    • Definiciones.

    • Clasificación de los diferentes tipos de Workflow.

• Resumen del Boletín Oficial (temas de Salud).

  • 1ra. quincena - Abril 2004.

• Capacitación.

  • Cómo escribir y publicar su propio Libro Electrónico:

            Parte 4 - Seleccionando el formato de edición: Formato "Ebook autoejecutable"

• Eventos.

  • Humanización de la Medicina (20/04/2004)

  • Jornadas otorrinolaringológicas (16/04/2004  <>  17/04/2004)

  • E-Business Modelo competitivo del Mercado Global (17/04/2004)

  • Medicina Basada en la Evidencia (26/04/2004)

  • Gestión en Crisis y Desastres Masivos, y Gestión en Seguridad nacional (6/05/2004 <> 17/05/2004)

  • II Master en Dirección y Gestión de Servicios de Salud (a dist.: Marzo a Julio 2004 - presencial: Octubre 2004))

  • XXIII Congreso Nacional de Cardiología - Tucumán 2004 (22/05/2004 <> 25/05/2004)

  • Exposiciones:

    • 30a. Feria Internacional del Libro en Buenos Aires.

    •  La Tierra vista desde el Cielo

  • Para ir agendando:

    • SIS 2004 (Simposio de Informática y Salud 2004) (22/09/2004 <> 24/09/2004)

• Enlaces de Salud.

  • Hospitales de la Ciudad de Buenos Aires (Sitios de Internet)

• De todo un poco.

  • Sitios interesantes

    • Científicos Industria Argentina

    • Museo Mariposas del Mundo

  • Citas Célebres

    • Mucho dinero y poca educación ....

    • Las palabras elegantes no son ....

  • Mensajes Positivos

    • Los dos errores más graves que puede cometer una persona ......

    • Recuerde que “el hombre es lo que piensa”. Sus pensamientos se .....

  • Turismo

    • El Hoyo - Chubut - Argentina

      Capital nacional de la fruta fina. Vea una paradisíaca Hostería de Montaña.

• Cierre:  Información Administrativa

   

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  Editorial: Comentarios del Editor                                                                                                               Volver é

Quería agradecer a:

• Martín Terrera, del Plan Médico del Hospital Alemán, por sus desinteresadas sugerencias. En virtud de ello notarán que en el Contenido se incorporó un resumen del desarrollo de cada capítulo a modo de guía temática.

• Willy Marroquín, de Bogotá Colombia, por permitirme publicar el material sobre Workflow, de la presente edición.

Continuando con la necesidad de mejorar edición tras edición, quisiera invitarlos a participar con vuestra opinión respecto a:

• la estructura del boletín,

• las temáticas abordadas,

• o inclusive si desean que abordemos o profundicemos algún tema en particular.

Espero contar con vuestra sincera opinión. Las mismas serán bien recibidas, vía mail, en la casilla de correo electrónico del Editor.

Lic. Jorge Armando Guerra

Editor responsable del Boletín Management en Salud

jorgeguerra@fibertel.com.ar

Tel: (54 11) 4581-0673  -  4585-6879  -  cel: 15 5661-5742

Para suscribirse al Boletín “Management en Salud”, enviar un mail a:

managementensalud-subscribe@domeus.es

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 Nota de Interés: 

  Workflow: 1era. Parte: Introducción - Definiciones - Clasificación                                                                            Volver é

En esta primera entrega, trataremos de dar un marco teórico que les permita introducirse a un tema de investigación actual como lo es el Workflow (WF). Se cubrirán las distintas características, conceptos, terminologías y estructuras generales manejadas por dicha teoría. Se presentan motivaciones y conclusiones sobre el uso y desarrollo de esta nueva tecnología.

En la próxima entrega, veremos como se Modela el Workflow y el Modelo de Referencia de la Workflow Management Coalition (WFMC).

Uno de los problemas que se encuentra habitualmente en el desarrollo de aplicaciones para empresas, es que las tareas o procesos que se desarrollan en el entorno laboral de las mismas quedan inmersos en el código de la aplicación que resuelve la problemática de la empresa. 

Está claro que la gran mayoría de los usuarios (nuestros clientes) no tienen conocimiento de estas tareas, las mismas están ocultas a sus ojos y se realizan automáticamente. El hecho de realizar cambios en dichas tareas o procesos resulta muy costoso, y es muy factible que dichos cambios redunden en realizar nuevamente la aplicación.

Una buena solución al problema anterior es separar los procedimientos y asociarlos a los flujos de trabajo realizados dentro de la empresa. 

Vemos entonces, que el Workflow se relaciona con la automatización de los procedimientos donde los documentos, la información o tareas son pasadas entre los participantes del sistema de acuerdo a un conjunto de reglas previamente establecidas. El fin de lo anterior es llegar a culminar una meta común impuesta por la empresa.

Podemos ver al Workflow como un conjunto de métodos y tecnologías que nos ofrece las facilidades para modelar y gestionar los diversos procesos que ocurren dentro de una empresa. 

El Workflow es el último, de una gran línea de facilidades propuestas en respuesta de las exigencias de las organizaciones. Las cuales apuntan a poder reaccionar tan rápido como sea posible ante la frenética demanda de la competición.

Se podría decir que la tecnología de Workflow se basa sobre la asunción de que algunas cosas son realizadas más efectivamente por las computadoras que por las personas.

Los humanos somos buenos para tomar decisiones, innovar, identificar hechos inesperados. Pero usualmente no somos eficientes en actividades tales como: buscar un documento entre cientos; tener presentes los vencimientos de las tareas que se tienen que realizar dentro de ciertos plazos; así como también el asegurarse de que el trabajo terminado pase de un lugar a otro respetando la secuencia definida.

Al igual que la evolución de la informática en general, la evolución del Workflow está ligada con el cambio en los objetivos centrales de cada época. 

Si resumimos la evolución de la informática en las últimas cuatro décadas, podremos ver como han cambiado los objetivos a seguir de cada época. 

• En la década de los 60 y 70, el gran objetivo era resolver grandes cantidades de calculo de manera eficiente. 

• En los 80, se buscaba mejorar el manejo y administración de las bases de datos.

• En los 90, surge la necesidad de entender y poder manejar eficientemente el Workflow, de manera de poder sacarle el mayor provecho posible. 

Si miramos la actuación del Workflow dentro de estas tres etapas, podremos identificar lo que seria un Workflow Manual en la primera etapa, el Workflow Automatizado dentro de la segunda, y lo que ofrece el Workflow en la actualidad.

En el primer caso podemos ver que antes de que la informática se integrara al trabajo cotidiano, éste era realizado manualmente combinando toda la información en distintas carpetas. En este ambiente era bastante difícil determinar el estado de una determinada carpeta, así como también el hecho de determinar el proceso a seguir. Se manejaban grandes cantidades de documentos en forma manual, con los consiguientes errores humanos que traían aparejados dichos manejos. Por esto podemos identificar un Workflow Manual inmerso en las tareas cotidianas de esta época. Surge la necesidad de remplazar las actividades manuales por actividades automáticas. Es decir, se busca tener un mayor control y coordinación sobre toda la información que se maneja para llevar a cabo las tareas de las empresas.

Cuando entramos en la década del 80 podemos apreciar la existencia de diversos sistemas de información, donde se maneja y administra toda la información necesaria para llevar a cabo la producción de las empresas. Se ha logrado automatizar ciertas tareas, que antes se realizaban manualmente. Por esto podemos hablar de un Workflow Automatizado. A fines de esta década se busca mejorar el flujo de la información, el desafío que se plantea es obtener la información rápida y eficientemente. Surgen las necesidades de incrementar la eficiencia, optimizar la productividad, acortar los tiempos de procesos, tener un control sobre estos, así como también de reducir los costos y mejorar la gestión. Todo esto como consecuencia del incremento de la competitividad y de la exigencia de mejores productos, dentro de un mercado que avanza a gran velocidad.

Finalmente llegamos a la actualidad, donde nos encontramos con el objetivo de resolver eficientemente el Workflow. Actualmente existe una proliferación de diversos mecanismos de intercambio de información. Los mismos facilitan el manejo del flujo de la información en general. Las metas son similares a las de épocas anteriores, pero el punto de partida, las asunciones y el impacto son distintos. Dentro de la evolución actual del Workflow como tecnología identificamos la evolución y creación de ciertos productos que acompañan al Workflow. Dichos productos son [Coleman, 1997]:

• Procesamiento de imágenes:

En este caso se captura en forma de imagen electrónica (por ejemplo mediante un escáner) la información o documento que se desea, para luego ser pasada entre los diferentes participantes con distintos propósitos, durante la realización de un proceso.

• Administración de documentos:

Esta tecnología esta relacionada con la administración del ciclo de vida de los documentos. Esta incluye facilidades para guardar en un deposito común aquellos documentos que se comparten, así como también las facilidades para el acceso o modificación de los mismos mediante un conjunto predefinido de reglas.

• Correo Electrónico y Directorios:

El Correo Electrónico provee las facilidades para distribuir información entre individuos de una organización, o entre distintas organizaciones. El sistema de directorios no sólo provee una forma de identificar a los participantes dentro de un conjunto de direcciones de correo electrónico, nos ofrece además la potencialidad de registrar la información sobre los participantes, es decir, roles dentro de la empresa u otros atributos.

• Aplicaciones basadas en transacciones:

Las transacciones de Workflow guardan la información, reglas, roles, y otros elementos sobre un servidor de Bases de Datos Relacionales, ejecutando la aplicación de Workflow sobre una interfaz gráfica para los usuarios. Estas aplicaciones típicamente incluyen componentes gráficos para el ingreso de los datos.

• Procesamiento de Formularios:

El ambiente de los formularios es amigable y familiar para muchos usuarios. Éste es un excelente vehículo para el manejo de la información dentro de una aplicación de Workflow, basado en el valor de los campos de un formulario. Algunos productos para implementar aplicaciones de Workflow proveen constructores de formularios, o se integran a constructores de terceros.

1.3. ¿Por qué usar Workflow?

Es evidente que el contar con un sistema de Workflow proporciona grandes beneficios a las organizaciones que lo emplean.

Estos beneficios no redundan únicamente en el ahorro de tiempo en el manejo de papeles, que en un principio era uno de los grandes problemas a resolver. Son varios los puntos a favor del uso de la tecnología de Workflow.

A continuación daremos algunas razones por las cuales las organizaciones podrían considerar adoptar una solución de Workflow:

• Eficiencia en los procesos y estandarización de los mismos.

Esto conduce a una reducción de costos dentro de una empresa.

• La estandarización de los procesos lleva a tener un mayor conocimiento de los mismos, lo que a su vez conduce a obtener una mejor calidad de estos.

• Control de los Procesos (Process Management)

Utilizando la tecnología de Workflow es posible monitorear el estado actual de las tareas así como también observar como evolucionan los planes de trabajo realizados. Permite ver cuales son los embotellamientos dentro del sistema, es decir aquellas tareas o decisiones que están requiriendo de tiempo no planificado y se tornan en tareas o decisiones críticas.

• Asignación de tareas a la gente.

La asignación de tareas se realiza mediante la definición de roles dentro de la empresa, eliminando la tediosa tarea de asignar los trabajos caso por caso.

• Recursos disponibles.

Se asegura que los recursos de información (aplicaciones y datos) van a estar disponibles para los trabajadores cuando ellos los requieran.

• Diseño de procesos.

Se fomenta a pensar los procesos de una manera distinta a la tradicional forma jerárquica que se utiliza para diseñarlos en la actualidad.

Hay además muchos aspectos operacionales por los cuales es deseable contar con una tecnología de Workflow ya que cosas como la secuencia de tareas, quienes la realizan, mecanismos de control y monitoreo, son implementadas por software de Workflow.

El Workflow pues permite automatizar diferentes aspectos del flujo de la información: rutear los trabajos en la secuencia correcta, proveer acceso a datos y documentos, y manejar ciertos aspectos de la ejecución de un proceso.

La diversidad de procesos que pueden haber en una organización nos lleva a pensar en la existencia de diferentes tipos de software de Workflow. 

El Workflow entonces, da a una empresa la posibilidad de automatizar sus procesos, reducir costos, y mejorar servicios. Parece ser obvio que son grandes beneficios. Organizaciones que no hayan evaluado esta tecnología podrían encontrarse con desventajas en un futuro.

Existió en cierto momento el concepto de que no podía haber un proceso de Reingeniería si no se usaba Workflow y viceversa. 

Los especialistas no tardaron en determinar que son dos soluciones independientes.

Pero entonces: ¿Qué potencialidad tiene la reingeniería del negocio si además se utiliza Workflow?

La respuesta a esta interrogante es inmediata si conocemos algunos principios que la Reingeniería propone:

• Combinación de tareas desarrollándose en el momento adecuado y donde tienen más sentido.

• Reducción de tiempos, verificaciones y controles.

• Disminución de niveles jerárquicos. Esto lleva a la ejecución de los procesos en el orden natural.

• Las tareas se conviertan en procesos.

Por su parte, el Workflow nos ofrece:

• Integración entre personas, actividades, programas y datos.

• Optimización de recursos humanos y técnicos, alineándolos con la estrategia del negocio.

• Eliminación de partes innecesarias en la secuencia de los procesos y la automatización de dicha secuencia.

Se podrían seguir enumerando elementos, pero la idea es simplemente mostrar que el Workflow es estratégico en cualquier proceso de reingeniería.

Muchas empresas han pensado seriamente en rediseñar, reorganizar e implementar en la práctica una nueva empresa. Algunos autores llaman a esta etapa Business Process Reengineering (BPR). En ese momento se hacen presentes las aplicaciones de Workflow como la posibilidad de hacer factible la eficiencia en áreas de la empresa que aún no contaban con esa estrategia.

• RJR Nabisco realizó una reingeniería de su proceso de pagos, cuyo volumen anual es de un millón y medio de facturas. El resultado de aplicar Workflow significó una reducción de los pasos del proceso de 38 a 8. Una disminución del ciclo de pago de 4 días a 4 horas, y, lo que es más importante obtuvo una reducción de los costos en un 37 %.

• IBM rediseñó su departamento de aprobación de créditos, obteniendo como resultado una reducción del ciclo de proceso de 7 días a 6 horas, logrando además un incremento del 100 % en el volumen de transacciones procesadas, y una reducción significativa del personal. 

Como se puede apreciar, ambos ejemplos demuestran de qué manera una empresa puede implementar un proceso de reingeniería de su negocio, potenciando los resultados con la aplicación de la tecnología de Workflow.

A continuación se presentan definiciones más formales sobre los Procesos de Empresa (Business Process) y de Workflow. Estas definiciones son las más representativas dentro de las que se pueden encontrar al investigar sobre el tema.

"Es un conjunto de uno o más procedimientos o actividades directamente ligadas, que colectivamente realizan un objetivo del negocio, normalmente dentro del contexto de una estructura organizacional que define roles funcionales y relaciones entre los mismos."

WFMC (Workflow Management Coalition)

Si observamos cualquier empresa de la actualidad, podemos apreciar que la misma esta constituida por varias partes. Son estas partes quienes tienen que relacionarse fluidamente para que se cumpla el cometido de la empresa. La definición anterior nos plantea este contexto, en el cual para que todo funcione correctamente, se deben definir previamente la forma en que se comunicarán dichas partes. Actualmente no existe un buen grado de formalización de los procesos de empresa. Un área con gran potencial es rediseñar procesos existentes, eliminar redundancias, identificar embotellamientos y entender porque es que se hace lo que se hace.

"La automatización de un Proceso de Empresa, total o parcial, en la cual documentos, información o tareas son pasadas de un participante a otro a los efectos de su procesamiento, de acuerdo a un conjunto de reglas establecidas."

WFMC (Workflow Management Coalition)

"La automatización computarizada de un Proceso de Empresa, total o parcialmente"

WFMC (Workflow Management Coalition)

"Es la automatización de los procesos que usamos todos los días para llevar a cabo nuestro negocio. Una aplicación de Workflow hace automática la secuencia de acciones, actividades, o tareas usadas para ejecutar el proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada instancia del proceso, así como también las herramientas para manejar el proceso mismo."

Marshak, 1994

De las definiciones anteriores podemos extraer que los Procesos de Empresa son un punto crítico dentro de lo que es el Workflow y que el objetivo central de éste es automatizar dichos procesos. No lo podemos ver como algo totalmente librado al azar, debe existir una estructura que le dé la lógica de coordinación entre los participantes. Es necesario que existan dos o más individuos para poder hablar de Workflow, y además, estos individuos deben cooperar para alcanzar una meta común.

Para muchos el Workflow es un área difícil de entender, por este motivo se han dividido los diferentes tipos de aplicaciones de Workflow en categorías.

La diversidad de business process existentes explica porque el mercado de Workflow ha sido dividido en varios segmentos según el valor del proceso a manejar y si este proceso es repetitivo o no. Un proceso tiene un valor alto si representa grandes ahorros a una empresa o la relación costo-oportunidad es buena, en definitiva un proceso tiene alto valor si redunda en grandes beneficios para una empresa. 

Por otra parte se estima cuan repetitivo es un proceso. Un proceso es repetitivo si cada instancia del Workflow sigue ciertas reglas, ciertos patrones que son similares para toda instancia del proceso. Por el contrario un proceso no es repetitivo si cada instancia es relativamente única.

Teniendo en cuenta las consideraciones anteriores, actualmente encontramos tres tipos de Workflow:

• De Producción.

• De Colaboración.

• Administrativo.

En los siguientes puntos se describen dichos tipos de Workflow.

Frecuentemente este tipo de Workflow es llamado Workflow de Transacciones. Esto se debe a que en este tipo, la transacción en una base de datos es considerada la clave de todo proceso considerado.

Este tipo de Workflow es el segmento más grande en el mercado. En general automatizan business process que tienden a ser repetitivos, bien estructurados y con gran manejo de datos.

Un ejemplo de una aplicación de Workflow de este tipo es la realizada para una compañía de seguros:

Cuando el recepcionista de una compañía de seguros recibe un reclamo (por ejemplo para el cobro de un seguro de un auto), el recepcionista ingresa el reclamo a la base de datos, la cual automáticamente dispara un proceso el cual luego de culminado enviará una notificación al cliente del fin del trámite, o en algún caso de los estados intermedios del mismo. Dependiendo de la naturaleza del reclamo, la información es enviada a la persona apropiada dentro de la empresa, la cual determinará si el reclamo es pagado o si es necesario enviar la información un nivel más arriba dentro de la empresa. El proceso disparado por la base de datos a menudo son varios procesos interconectados.

Las aplicaciones de Workflow que resuelven business process donde participa gente para lograr una meta común, son llamadas Workflow de Colaboración.

Los Workflow de colaboración estructuran o semi-estructuran business process donde participa gente, con el objetivo de lograr una meta en común.

Típicamente involucran documentos los cuales son los contenedores de la información, se sigue la ruta de estos paso a paso además de las acciones que se toman sobre ellos.

Los documentos son la clave. Es esencial para la solución de Workflow mantener la integridad de los documentos.

Actualmente los productos de Workflow no construyen aplicaciones donde la colaboración tome lugar.

Workflow Administrativo como lo dice su nombre es aquel que involucra procesos de administración en una empresa tales como ordenes de compra, reportes de ventas, etc.

Se emplea Workflow Administrativo si se cumplen ciertas condiciones:

• Hay gran cantidad de procesos de administración dentro de la empresa. Por esto la aplicación de Workflow utilizada debe poder manejar gran cantidad de procesos.

• Una solución de Workflow Administrativo difiere para cada organización, y los cambios son frecuentes. Por esto, la posibilidad de poder hacer cambios de diseño es muy importante.

• Toda persona en la organización es un potencial participante, por lo que es importante tener la posibilidad de distribuir la solución a un gran número de usuarios sin mucho esfuerzo.

Ejemplo : Aplicación de manejo de ordenes de compra.

Cualquier empleado de la empresa dentro de la empresa podría llenar una orden de compra para un cliente, esto debido a que la aplicación debe proporcionar tanto facilidades de manejo como de cálculos. Si la orden de compra es menor que cierto monto la misma pasa directamente a depósito, allí se hace un control automático de stock y si hay disponible mercadería se hace la entrega de la misma. Si la orden es mayor a un monto dado, entonces la misma es pasada al supervisor para su aprobación y luego sigue su ruta habitual si fue aprobada.

Es muy común ver el Ad hoc Workflow (Workflow caótico) como un tipo de Workflow unido con el Workflow Administrativo. Sin embargo hay quienes consideran que Ad hoc es simplemente una propiedad que puede o no tener una aplicación de Workflow.

Seguramente usted se preguntará, ¿qué significa Ad hoc?. Ad hoc puede ser interpretado como que algún usuario puede definir o tomar decisiones dentro de la aplicación en cualquier momento, por ejemplo, en una empresa los empleados pueden mandar información a clientes en forma desorganizada y no estructurada, por ej. vía correo electrónico.

Desde nuestro punto de vista, tanto el Workflow de Producción, el de Colaboración, como el de Administración pueden llegar a tener características Ad hoc. Por esto creemos que introducir un nuevo segmento simplemente trae confusión.

En  la próxima edición: 

• Modelando Workflow.

• Modelo de la Workflow Management Coalition (WFMC)

Fuente: www.WilliDev.net  

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  Resumen del Boletín Oficial (Temas de Salud): 1ra. quincena - Abril 2004       Volver é

SSS_218-04

B.O. 02/04/04 OBRAS SOCIALES Resolución 218/2004 - SSS - Inscríbese a la Obra Social de los Médicos de la Ciudad de Buenos Aires en el Registro de Agentes del Sistema Nacional del Seguro de Salud para la Atención Médica de Jubilados y Pensionados. 

SSS_222-04 

B.O. 07/04/04 OBRAS SOCIALES Resolución 222/2004 - SSS - Inscríbese a la Obra Social de Agentes de Propaganda Médica de Entre Ríos en el Registro de Agentes del Sistema de Salud para la Atención Médica de Jubilados y Pensionados.

SSS_223-04 

B.O. 07/04/04 OBRAS SOCIALES Resolución 223/2004 - SSS - Dispónese la baja de la Federación Argentina de Obras Sociales, del Registro Nacional de Obras Sociales como Agente de Seguro de Salud.

MS_310-04

B.O. 15/04/04 SALUD PUBLICA Resolución 310/2004 - MS - Modificación de la Resolución N° 201/2002, mediante la cual se aprobó el Programa Médico Obligatorio de Emergencia (PMOE) integrado por el conjunto de prestaciones básicas esenciales garantizadas por los Agentes del Seguro de Salud comprendidos en el Artículo 1° de la Ley N° 23.660.

Si se desea conocer en detalle alguna de las disposiciones del BORA solicítenlo por mail a: jorgeguerra@fibertel.com.ar 

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Cómo escribir y publicar su propio Libro Electrónico: Parte 3 - Seleccionando el formato de edición.

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